会計ソフト｜複数店舗の異なるCSVを一括取込・自動仕訳

複数店舗を運営する飲食業や小売業の経営者様、経理担当者様、日々の売上集計や仕訳作業に頭を悩ませていませんか？特に、店舗ごとにPOSデータのCSVフォーマットが異なると、手作業での加工や入力が膨大な時間と労力を要し、非効率の極みとなるでしょう。

この記事では、そんな課題を解決する会計ソフトの「柔軟なインポート機能」に焦点を当てます。異なるCSVフォーマットのPOSデータを一括で取り込み、店舗別に自動仕訳を生成するための要件と、それに対応する会計ソフトの選び方を徹底的に解説します。

【結論】会計ソフトの「インポート設定」で複数店舗のCSV取込は自動化できる

複数店舗を経営されている方にとって、店舗ごとの売上データを集計し、会計ソフトに入力する作業は、毎月の大きな負担となっていることでしょう。POSレジから出力されるCSVデータのフォーマットが店舗によってバラバラであるために、データ加工に多くの時間を費やし、人的ミスも誘発されやすいという共通の課題を抱えているケースが少なくありません。

しかし、この課題は会計ソフトの「柔軟なインポート機能」を活用することで、劇的に改善し、自動化することが可能です。この記事では、異なるCSVフォーマットを複数店舗から一括で取り込み、店舗別売上として自動で仕訳を生成するための機能要件を明確にし、具体的な解決策を提示します。

なぜ標準機能ではダメなのか？複数店舗のCSV取込で頻発する3つの課題

多くの会計ソフトにはCSVインポート機能が備わっていますが、複数店舗の売上データ取り込みにおいては、その標準機能だけでは対応しきれないケースがほとんどです。具体的にどのような課題があるのか、3つのポイントで解説します。

課題1：店舗ごとにCSVの「列の順番」や「項目名」が異なるため、そのまま取り込めない

POSレジの種類や導入時期が店舗によって異なる場合、出力されるCSVファイルの列の順番（カラム順）や項目名（ヘッダー名）が統一されていないことがよくあります。例えば、ある店舗では「売上金額」が5列目にあるのに、別の店舗では「売上高」が8列目にある、といった状況です。標準的な会計ソフトのインポート機能は、特定の固定フォーマットを前提としているため、これらの差異があると正しくデータを認識できません。

課題2：手作業でのデータ加工（コピー＆ペースト）は時間がかかり、人的ミスを誘発する

フォーマットが異なるCSVデータを会計ソフトに取り込むためには、毎回手作業で列の並べ替えや項目名の修正、不要な列の削除などを行う必要があります。このコピー＆ペーストを繰り返す作業は、非常に時間がかかるだけでなく、集中力の低下による入力ミスや、誤ったデータをインポートしてしまうといった人的ミスを誘発するリスクが常に伴います。結果として、月次決算の遅延や、正確性の低下につながりかねません。

課題3：会計ソフトの標準的なインポート機能は、固定フォーマットしか受け付けずエラーになるケースが多い

一般的な会計ソフトの標準インポート機能は、あらかじめ決められたテンプレートや固定フォーマットに沿ったCSVファイルのみを受け付けるように設計されています。そのため、店舗ごとに異なるフォーマットのCSVをそのまま取り込もうとすると、「項目が見つかりません」「データ形式が不正です」といったエラーが頻発し、結局手入力に戻ってしまうという悪循環に陥りがちです。

解決の鍵は「インポートフォーマットのカスタム機能」にあり

これらの課題を根本的に解決する鍵は、会計ソフトが提供する「インポートフォーマットのカスタム機能」、すなわち「柔軟なインポート機能」にあります。この機能があれば、店舗ごとに異なるCSVデータでも、それぞれに合わせた取り込み設定を一度行えば、次回からは自動で正確な仕訳を生成できるようになります。

「柔軟なインポート機能」とは、取り込むCSVの列と会計ソフトの項目を自由に対応付け（マッピング）できる機能のこと

柔軟なインポート機能の核となるのは、CSVファイルの各列（カラム）を、会計ソフトの勘定科目、補助科目、摘要、日付、金額などの項目に自由に「対応付け（マッピング）」できる点です。例えば、CSVの「売上金額」という列を会計ソフトの「売上高」勘定に、「店舗名」という列を「補助科目：〇〇店」に、といった形で設定できるのです。

要件1：CSVの列を自由に選択・マッピングできるか

最も基本的な要件は、取り込みたいCSVファイル内の任意の列を、会計ソフトのどの項目に対応させるかをドラッグ＆ドロップやプルダウンメニューなどで直感的に設定できることです。不要な列は無視する、といった設定もできるとさらに便利です。

要件2：作成したフォーマットを店舗ごと（複数）に保存・呼び出しできるか

複数店舗のPOSデータを効率的に処理するためには、一度設定したインポートフォーマットを店舗名ごとに保存し、必要な時に呼び出せる機能が不可欠です。これにより、店舗AのCSVを取り込む際は「店舗Aフォーマット」を、店舗BのCSVを取り込む際は「店舗Bフォーマット」を選択するだけで、手間なくインポート作業が完了します。

要件3：取り込み時に特定のルール（例：店舗名に応じて補助科目を付与）を適用できるか

さらに高度な柔軟性として、インポート時に特定のルールを適用できる機能があると、仕訳の自動生成がより賢くなります。例えば、「CSVの『店舗名』列が『渋谷店』であれば、補助科目に『渋谷店』を自動付与する」「『商品カテゴリ』列が『飲食』であれば『売上高』、それ以外は『雑収入』とする」といった条件分岐を設定できるソフトもあります。これにより、手作業での仕訳修正の手間を大幅に削減できます。

【比較】柔軟なCSVインポート機能を持つ会計ソフト3選

ここでは、上記の要件を満たす、柔軟なCSVインポート機能を持つ代表的な会計ソフトを3つご紹介します。※参照データには会計ソフトに関する情報がないため、一般的な機能特性に基づき架空のソフト名で比較します。

【比較表】柔軟なCSVインポート機能を持つ会計ソフト

製品名	インポート設定の自由度	複数フォーマット保存機能	料金プラン（月額目安）	API連携の可否	対象企業規模
クラウド会計A	★★★★★ (非常に高い)	あり	3,000円〜	可	中小企業〜大企業
会計ソフトB	★★★★☆ (高い)	あり	2,000円〜	一部可	個人事業主〜中小企業
経理システムC	★★★★☆ (高い)	あり	5,000円〜	可 (主軸)	中堅企業〜大企業

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• クラウド会計A：インポート設定の自由度が最も高く、複雑なCSVにも対応可能。上級者向け。
  • 特徴：あらゆる形式のCSVデータに対応できるよう、非常に詳細なマッピング設定が可能です。条件分岐や置換ルールなども細かく設定できるため、複数の異なるPOSデータや、複雑な売上明細データも自動で仕訳に変換できます。ただし、その分、初期設定には専門知識や慣れが必要になる場合があります。
• 会計ソフトB：主要なPOSレジとの連携に強く、プリセットされたフォーマットも豊富。初心者でも扱いやすい。
  • 特徴：特に飲食業や小売業で多く利用される主要なPOSレジシステムとの連携を強化しており、それらのPOSデータに対応したプリセットフォーマットが多数用意されています。これにより、ゼロから設定する手間が省け、比較的簡単に導入できます。細かなカスタマイズも可能ですが、Aほどは複雑なルール設定には向かない場合があります。
• 経理システムC：API連携を主軸としており、CSVを介さずデータ連携できる可能性も検討価値あり。
  • 特徴：CSVインポート機能も柔軟ですが、それ以上にAPI連携に強みを持つシステムです。POSシステムがAPI連携に対応していれば、CSVファイルを介さずにリアルタイムで直接データを会計システムに送ることができ、よりシームレスな自動化が実現できます。企業の規模が大きく、システム連携を重視する場合に有力な選択肢となります。

実践ガイド：異なるPOSデータを店舗別に自動仕訳する設定3ステップ

実際に会計ソフトで複数店舗のPOSデータを自動仕訳するための、具体的な設定ステップを見ていきましょう。

Step1：インポートするCSVファイルの準備（必須項目：日付、金額、店舗名など）

まず、POSレジから出力されるCSVファイルを確認します。自動仕訳に必要な以下の項目が、それぞれのCSVファイルに含まれているかを確認しましょう。

• 日付： 売上が計上された年月日
• 金額： 売上高（税抜・税込）、消費税額など
• 店舗名（または店舗を特定できるコード）： どの店舗の売上か識別するための情報
• 必要に応じて： 決済方法（現金、カードなど）、商品カテゴリ、取引先名など

これらの項目がCSVファイル内に存在しない場合は、POSレジの設定変更や、別途手作業での追記が必要になることがあります。

Step2：会計ソフト側でインポートフォーマットを作成。CSVの列と勘定科目・補助科目・摘要欄をマッピングする

会計ソフトのインポート設定画面を開き、各店舗のCSVファイルに対応するフォーマットを作成します。

1. 新しいフォーマットの作成： 「新規インポートフォーマット作成」などのメニューを選択します。
2. CSVファイルのアップロード（またはサンプル指定）： 実際のCSVファイルをアップロードするか、サンプルデータを指定して、ソフトにCSVの列構造を認識させます。
3. マッピング設定：
   • CSVの各列（例：「売上金額」）を、会計ソフトの対応する項目（例：「売上高」勘定）に割り当てます。
   • 「店舗名」の列を、会計ソフトの「補助科目」または「部門」として設定し、自動で店舗別の科目が付与されるようにします。
   • 日付、摘要、税区分なども同様にマッピングします。
   • 不要な列はスキップする設定にします。
4. フォーマットの保存： 作成したフォーマットに「〇〇店_売上データ」のような分かりやすい名前を付けて保存します。

この作業を、店舗の数だけ繰り返します。

Step3：テストデータで実際にインポートし、仕訳が正しく生成されるかを確認・調整する

フォーマットを作成したら、必ず少量のテストデータを使って実際にインポートを実行し、以下の点を確認します。

• 仕訳が正しく生成されているか： 勘定科目、補助科目、金額が意図通りになっているか。
• 日付が正しいか： 仕訳の日付がCSVデータと一致しているか。
• 摘要欄に情報が反映されているか： 必要な情報が摘要欄に入っているか。
• エラーが発生しないか： インポート時にエラーメッセージが出ないか。

もし問題があれば、Step2に戻ってフォーマット設定を調整します。何度かテストを繰り返すことで、完璧な自動仕訳の仕組みを構築できます。

まとめ：最適な会計ソフトを選び、複数店舗の経理を効率化しよう

複数店舗を運営する上で、異なるCSV形式のPOSデータを効率的に処理することは、経理業務の大きな課題です。しかし、会計ソフトの「インポート設定のカスタマイズ機能」を最大限に活用すれば、この課題は劇的に改善され、自動化を実現できます。

自社のPOSデータの仕様（どのような項目があり、どの順番で出力されるか）と、会計ソフトの機能要件（自由なマッピング機能、複数フォーマットの保存機能、詳細なルール設定の可否など）を照らし合わせて、最適なソフトを選ぶことが重要です。

手作業による集計・入力業務から解放され、より正確でスピーディーな月次決算を実現し、経営判断に役立つタイムリーな情報を手に入れましょう。

最適な会計ソフトを見つけることで、経理業務の効率化だけでなく、本業に集中できる時間を増やし、事業成長を加速させることが可能です。ぜひ、この機会に貴社の経理体制を見直し、最適なITツール導入をご検討ください。